Le japonais n’est pas aussi intimidant qu’il n’y paraît. Il suffit de connaître quelques expressions clés pour respecter les bonnes manières, et le reste se met naturellement en place. En français aussi, on suit un ensemble de formalités pour montrer sa politesse.

On commence généralement par une formule comme « Bonjour » ou « Madame, Monsieur », et on termine par une formule de politesse chaleureuse comme « Cordialement » ou « Bien à vous ». Les e-mails japonais fonctionnent de façon similaire : on utilise une mise en forme et des expressions standards pour que l’e-mail paraisse à la fois chaleureux, professionnel et sincère.

Voyons donc ensemble comment écrire un e-mail en japonais, dans les règles de l’art !

Structure et format de base des e-mails japonais

Les e-mails japonais suivent une structure et un format de base qui peuvent varier selon le niveau de formalité. Les e-mails professionnels japonais ont une forme bien plus rigide, et il faut généralement y inclure des détails comme l’entreprise et le service du destinataire. Mais pour la plupart des e-mails courants, qu’ils soient personnels ou professionnels, voici la structure habituelle que vous retrouverez :

• En-tête : Nom du destinataire (pour un e-mail professionnel, on y ajoute son entreprise et son service/poste)
• Introduction/Salutation : Comprend généralement des expressions standards exprimant de la reconnaissance. On y mentionne aussi généralement son propre nom.
• Corps du message : Aborde l’objet de l’e-mail, qu’il s’agisse de postuler à un emploi ou de planifier quelque chose.
• Formule de clôture : On termine par une autre formule polie remerciant le destinataire pour son temps.
• Signature : En général, il suffit d’indiquer son nom (pour un e-mail professionnel, on utilise généralement un modèle incluant les informations de l’entreprise).

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la façon d’écrire un e-mail en japonais à usage personnel, et non pas nécessairement professionnel, qui suit les normes des e-mails d’entreprise japonais.

En général, vous reconnaîtrez certaines expressions clés utilisées dans presque tous les e-mails japonais, qu’ils soient professionnels ou personnels. Mais vos e-mails personnels, en dehors du travail, n’ont pas besoin d’être aussi rigides, et vous pouvez être bien plus concis. Voyons donc comment rédiger un e-mail japonais, de l’objet jusqu’à la formule de politesse finale !

L’objet des e-mails en japonais

L’objet, appelé 件名 (kenmei) en japonais, apparaît en haut de l’e-mail ou dans la notification. L’objet doit résumer le sujet de l’e-mail, par exemple si vous vous renseignez sur un appartement ou si vous postulez à un nouvel emploi.

L’objet n’a pas besoin d’être compliqué ; vous pouvez tout simplement indiquer le motif de l’e-mail. Voici quelques exemples.

Exemple 1 :

OOアパート201号室についての問い合わせ
OOapaato 201 goushitsu nitsuiteno toiawase
Demande de renseignements concernant l’appartement OO, chambre 201

Exemple 2 :

マーケティングアナリストへの応募
Maaketingu anarisuto eno oubo
Candidature au poste d’analyste marketing

S’adresser au destinataire dans un e-mail japonais

En haut de l’e-mail, on s’adresse généralement au destinataire. Dans les e-mails professionnels, il faut généralement mentionner l’entreprise et le nom du destinataire ; dans les e-mails ordinaires, il suffit simplement de s’adresser au nom de la personne, en général son nom de famille suivi du suffixe 〜様 (~sama).

Cependant, si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser une formule polie telle que 株式会社 〇〇 御中 (kabushiki gaisha OO onchuu), signifiant « À l’attention du service concerné de l’entreprise OO ». Notez que les e-mails japonais n’utilisent généralement pas les salutations courantes du japonais oral comme こんばんは (konbanwa) ou こんにちは (konnichiwa).

Rédiger les salutations dans un e-mail japonais

Il existe une expression que vous utiliserez et verrez systématiquement dans presque tous les e-mails japonais que vous enverrez ou recevrez. C’est l’expression clé à connaître pour saluer le destinataire :

お世話になっております Osewa ni natte orimasu Merci pour votre soutien/aide constant(e)

Il n’existe pas vraiment de traduction française satisfaisante pour お世話になっております, mais cela signifie en gros « merci pour votre soutien constant ». C’est une expression très humble en keigo, utilisée pour remercier les gens de collaborer avec vous. Littéralement, elle se traduit par « je suis sous vos bons soins », reconnaissant ainsi que vous occupez leur temps et leur attention. C’est une marque de reconnaissance, toujours employée par convention lorsqu’on envoie un e-mail, un message, ou même lorsqu’on appelle quelqu’un.

Ensuite, il faut généralement se présenter ou mentionner qui l’on est. Il ne s’agit pas forcément d’un 自己紹介 (jikoshoukai), une présentation complète de soi. Il suffit de mentionner son nom (généralement le nom de famille, puis le prénom). Si vous écrivez dans un cadre professionnel, il faudra également indiquer le nom de votre entreprise. Voici les deux façons de rédiger votre présentation dans un e-mail.

Exemple 1 :

お世話になっております。 パブロ・フアンです。
Osewa ni natte orimasu. Paburo Huan desu.
Je vous remercie pour votre soutien constant. Je suis Juan Pablo.

Exemple 2 :

いつもお世話になっております。 合同会社グーグルのパブロ・フアンと申します。
Itsumo osewa ni natte orimasu. Goudou gaisha guuguru no paburo huan to moushimasu.
Je vous remercie pour votre soutien constant. Je suis Juan Pablo, de l’entreprise Google LLC.

Le second exemple est plus formel puisqu’on y présente à la fois son entreprise et son nom. De plus, plutôt que de simplement énoncer son nom, l’ajout de l’expression keigo と申します (to moushimasu) permet de se présenter de façon plus formelle, un peu comme dire « je me nomme… ».

Cependant, selon le destinataire de l’e-mail, vous pourriez utiliser une salutation différente.

Salutations pour une première prise de contact

S’il s’agit de votre premier contact avec cette personne, vous pouvez saluer le destinataire avec はじめてご連絡いたします (hajimete gorenraku itashimasu), qui signifie « c’est la première fois que je vous contacte ». C’est une salutation polie à utiliser lorsqu’on écrit à quelqu’un pour la première fois.

Exemple :

初めてご連絡いたします。 パブロ・フアンと申します。
Hajimete gorenraku itashimasu. Paburo huan to moushimasu.
C’est la première fois que je vous contacte. Je suis Juan Pablo.

Salutations entre collègues

Lorsque vous écrivez à un(e) collègue ou à des membres de votre équipe, ce que vous aurez souvent à faire, il n’est pas nécessaire d’être aussi formel que lorsqu’on écrit à des clients ou des partenaires externes. En général, pour écrire à un(e) collègue, on utilise l’expression courante お疲れ様です (otsukaresama desu).

Il n’existe pas d’équivalent exact en français, mais cette formule exprime votre reconnaissance envers le travail fourni par votre interlocuteur(trice). C’est une expression courante du japonais professionnel, utilisée pour saluer des collègues ou son supérieur, aussi bien au bureau que par e-mail. Il est également courant de la faire suivre de お世話になっております.

Exemple :

お疲れ様です。 いつもお世話になっております。
Otsukaresama desu. Itsumo osewa ni natte orimasu.
Merci pour votre travail. Je vous remercie pour votre soutien constant.

Rédiger le corps d’un e-mail en japonais

Nous arrivons enfin au cœur de votre e-mail. Dans le corps du message, vous abordez l’objet principal de l’e-mail, qu’il s’agisse de vous renseigner sur un nouvel appartement auprès de votre agent, de postuler à un poste, ou simplement de répondre à quelqu’un. Pour la plupart des e-mails courants, vous pouvez énoncer directement votre objectif ou aller droit au but.

Exemple 1 :

質問があるのですが、入会金はいくらでしょうか？
Shitsumon ga aru no desu ga, nyuukaikin wa ikura deshou ka?
J’ai une question : quel est le montant des frais d’inscription ?

Exemple 2 :

入学要件をおしえていただけますか？
Nyuugaku youken o oshiete itadakemasu ka?
Pourriez-vous m’indiquer les conditions d’admission ?

Parfois, avant d’aller droit au but, il peut être nécessaire de rédiger une brève introduction, qui varie selon l’objectif de l’e-mail. Par exemple, si l’e-mail fait suite à une conversation ou une rencontre précédente, on remercie généralement le destinataire pour son temps avant d’entrer dans le vif du sujet.

Exemple 3 :

先ほどは、ありがとうございました。面接可能な日程は以下の通りです。
Saki hodo wa arigatou gozaimashita. Mensetsu kanou na nittei wa ika no toori desu.
Merci beaucoup pour votre temps tout à l’heure. Voici mes disponibilités pour l’entretien.

Vous aurez souvent besoin de formuler des demandes dans vos e-mails, alors comment le faire poliment en japonais ?

Formuler des demandes dans les e-mails en japonais

Par e-mail, vous devrez fréquemment demander quelque chose, que ce soit une information, un document, ou un service. Le japonais dispose de plusieurs formules toutes faites pour formuler des demandes polies, et le choix de la bonne expression dépend de l’ampleur de la demande et du niveau de formalité de la relation.

L’une des façons les plus courantes de formuler une demande consiste à utiliser 〜ていただけますか (~te itadakemasu ka), qui signifie à peu près « pourriez-vous faire… pour moi ? ». C’est une façon humble et polie de demander à quelqu’un de faire quelque chose sans paraître trop direct ou exigeant.

Exemple :

資料を送っていただけますか？
Shiryou o okutte itadakemasuka?
Pourriez-vous m’envoyer les documents ?

Cependant, si vous souhaitez demander par e-mail de modifier quelque chose déjà convenu, il est préférable d’utiliser une formule d’excuse. Demander un changement pourrait causer un désagrément à l’autre personne ; pour montrer que vous en avez conscience, vous pouvez dire もうしわけありませんが、～ていただけないでしょうか? (Moushiwake arimasen ga, ~shite itadakenai deshou ka?), signifiant « je suis vraiment désolé(e), mais serait-il possible de changer… ? ».

もうしわけありません exprime de profondes excuses, parfaitement adaptées aux contextes formels. Vous pouvez utiliser cette expression avec votre patron ou un client. De plus, 〜ていただけないでしょうか permet de demander poliment si votre requête peut être satisfaite.

Exemple :

もうしわけありませんが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?
Moushiwake arimasen ga, mensetsu no nittei o henkou shite itadakenai deshou ka?
Serait-il possible de changer la date de l’entretien ?

Comment rédiger les dernières lignes d’un e-mail japonais

Tout comme les e-mails japonais s’ouvrent par une salutation établie, ils se terminent presque toujours de la même manière par une formule de politesse. Ces formules de clôture concluent l’e-mail sur une note polie et reconnaissante, et les omettre peut donner à votre e-mail une impression de brusquerie, même si le reste est parfaitement poli.

L’expression de clôture la plus courante, de loin, est よろしくお願いします (yoroshiku onegaishimasu). Elle n’a pas d’équivalent direct en français, mais elle fonctionne un peu comme « merci d’avance » ou « je compte sur votre coopération », et on la retrouve à la fin de presque tous les e-mails japonais, qu’ils soient personnels ou professionnels.

Exemple :

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
Gokakunin no hodo, yoroshiku onegaishimasu.
Merci d’avance pour votre confirmation.

Pour des e-mails plus formels ou professionnels, en particulier ceux envoyés à des clients ou à des supérieurs, vous pouvez renforcer cette formule avec 何卒よろしくお願い申し上げます (nanitozo yoroshiku onegai moushiagemasu). L’ajout de 何卒 (nanitozo), signifiant « je vous en prie » ou « par tous les moyens », et le passage à la forme humble keigo 申し上げます (moushiagemasu) rendent l’expression nettement plus formelle et respectueuse.

Exemple :

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
Kongo tomo nanitozo yoroshiku onegai moushiagemasu.
Je sollicite humblement votre soutien continu.

Après votre formule de clôture, vous ajouterez généralement votre signature, incluant votre nom et, pour un e-mail professionnel, votre entreprise et votre poste. Cette structure finale indique que l’e-mail est terminé et renforce le ton poli et reconnaissant que vous avez maintenu tout au long du message.

Conclusion : Écrire des e-mails en japonais est plus simple qu’il n’y paraît !

Bien que les e-mails japonais puissent sembler compliqués, avec de nombreuses formalités, il n’est pas si difficile de s’y habituer. Les e-mails japonais ont tendance à réutiliser les mêmes expressions ; une fois que vous les connaissez, ils deviennent faciles à écrire et à comprendre. Alors, essayez de retenir quelques-unes des expressions clés de cet article et rédigez un e-mail entièrement en japonais !

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FAQ

Quelle est l'expression la plus importante à connaître pour les e-mails japonais ?

お世話になっております (osewa ni natte orimasu). Elle est utilisée dans presque tous les e-mails, professionnels comme personnels, et fonctionne même lors d’une première prise de contact.

En quoi un e-mail professionnel japonais diffère-t-il d'un e-mail personnel ?

Les e-mails professionnels suivent une structure bien plus stricte, incluant l’entreprise et le poste du destinataire, un keigo formel tout au long du message, ainsi qu’une formule de clôture établie, tandis que les e-mails personnels peuvent être plus courts et plus décontractés.

Quelle salutation utiliser pour écrire à un(e) collègue plutôt qu'à un client ?

お疲れ様です (otsukaresama desu) est le choix standard pour les collègues et les supérieurs, souvent suivi de お世話になっております pour plus de politesse.

Comment conclure un e-mail japonais ?

よろしくお願いします est la formule de clôture standard et polyvalente, adaptée à presque tous les e-mails. Pour des situations plus formelles, 何卒よろしくお願い申し上げます ajoute une couche supplémentaire d’humilité et de respect.

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